Jika bertanya-tanya tentang pengertian software HRIS, maka artikel ini sangat recommended untuk dibaca.
Human Resource Management atau HRIS disebut juga sebagai manajemen sumber daya manusia (SDM). Apa itu software HRIS ? Mari simak artikel ini sampai tuntas.
Apa itu Software HRIS ?
HRIS merupakan salah satu bagian paling penting yang harus diperhatikan dengan baik dalam sebuah perusahaan. Sebab, tanpa pengelolaan HRIS atau SDM yang baik, maka perusahaan tersebut akan sulit untuk berkembang.
HRIS merupakan singkatan dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Ia adalah sekumpulan aktivitas untuk mengelola informasi yang berkaitan dengan sumber daya manusia, dalam hal ini mencakup pegawai atau anggota di sebuah perusahaan atau organisasi.
Nah, di era serba digital saat ini, HRIS dikenal sebagai software atau aplikasi online yang diperuntukkan melacak data, mengolah data entry serta sebagai sumber informasi untuk departemen SDM, pihak management, payroll atau departemen akuntansi.
Jika disederhanakan, HRIS dapat didefenisikan sebagai sistem informasi untuk mengelola data pegawai. Penggunaan HRIS akan menjadikan perusahaan lebih mudah dalam mengolah, menyimpan, mengakses serta mengorganisir data pegawai.
Kecanggihan HRIS akan memudahkan dan mempercepat proses rekrutmen, pengelolaan kehadiran serta perhitungan gaji dan pengukuran kinerja pegawai.
Tujuan HRIS
Setelah memahami definisi dari HRIS, kini yang perlu diketahui adalah apa saja tujuan dari diadakannya HRIS itu sendiri.
Jika secara keseluruhan, HRIS ditujukan untuk membantu ketersediaan jumlah tenaga kerja yang tepat dengan kompetensi yang tepat pula. Dilakukan di tempat yang tepat serta melakukan pekerjaan tersebut di saat yang tepat.
Berikut beberapa tujuan dari HRIS adalah :
- Meningkatkan efisiensi dalam manajemen dan pemeliharaan data tenaga kerja
- Menigkatkan ketepatan waktu ketersediaan data HR yang akurat dna terkini
- Memeriksa atau melacak tenaga kerja
- Mempercepat arus informasi serta memfasilitasi pelaporan rutin pada tenaga kerja
- Mempercepat pengumpulan, analisis serta penggunaan data
Baca juga: Pengertian Perusahaan Manufaktur
Fungsi HRIS
Apa fungsi HRIS bagi sebuah perusahaan ? Para pemilik usaha yang ingin usahanya lebih berkembang, sebaiknya HRIS harus ada di dalamnya.
Mereka biasanya akan berusaha mencari cara supaya mendapat keuntungan maksimum dengan usaha yang minimum. Nah, disinilah letak HRIS berfungsi. Apa saja? Berikut ini uraiannya :
Keamanan Data Canggih dan Terjamin
Aplikasi HRIS berfungsi untuk menjaga keamanan dari pencurian data karyawan. Sebab, data karyawan adalah data personal yang sifatnya sensitif, maka harus dilindungi agar tidak terjadi kerugian besar.
Dengan adanya HRIS inilah hanya orang-orang tertentu saja yang diberi akses dapat mengakses data personal tersebut.
Data Pegawai Terpusat
Fungsi kedua dengan adanya HRIS yaitu membuat semua data pegawai terpusat, khususnya untuk software HRIS yang berbasis web.
Dengan demikian, data karyawan bisa diakses oleh pihak manajemen atau HRD dengan cepat karena tidak perlu repot lagi meminta data dari cabang atau toko yang berbeda.
Mengurangi Human Error
Software HRIS diperuntukkan untuk menghindari terjadinya kesalahan perhitungan gaji, pajak atau risiko kehilangan data karena tidak sengaja terhapus.
Inilah fungsi ketiga dari HRIS, yakni dapat mengurangi human error, yakni dapat meminimalisir terjadinya kesalahan yang dilakukan oleh pegawai.
Mengurangi Kerja Manual dan Penggunaan Kertas
Tak sedikit perusahaan yang masih melakukan pekerjaannya secara manual dengan menghabiskan banyak kertas untuk proses pengajuan cuit, ijin atau reimbursement obat.
Berbeda halnya jika menggunakan software HRIS, dimana perusahaan akan menghemat banyak waktu, tenaga dan biaya kertas.
Akses Data Dari Mana Saja
Pada umumnya, sebagai pemilik usaha biasanya perlu mengakses data karyawan dengan cepat.
Nah, bagi pengguna aplikasi HRIS cloud based, pihak management perusahaan bisa mengakses data SDM dari mana saja dan kapan saja. Baik itu dari kantor, luar kantor, rumah, pada saat jam kerja atau di luar jam kerja.
Meningkatkan Komunikasi Antar Karyawan dengan Departemen SDM
HRIS berfungsi mengurangi perbedaan data antara karyawan dengan departemen HR. Biasanya, perbedaan data akan menciptakan situasi yang kurang nyaman antara karyawan dengan HR.
Oleh karena itu, kesamaan data dengan penggunaan HRIS inilah yang dapat mengurangi ketegangan tersebut.
Manfaat HRIS
Sebuah software atau sistem yang sangat bermanfaat bagi sebuah perusahaan. HRIS mampu meningkatkan produktivitas sebuah perusahaan dalam bekerja.
Apa sajakah manfaat HRIS bagi perusahaan ? Coba lihat beberapa keuntungan atau manfaat dari penggunaan HRIS berikut ini.
Mengawasi Jalannya Perusahaan
Manfaat HRIS bagi sebuah perusahaan ialah dapat mengawasi jalannya perusahaan tersebut. HRIS dilengkapi dengan program yang sengaja dirancang untuk mengawasi proses jalannya perusahaan.
Dengannya, perusahaan dipastikan untuk mematuhi peraturan yang berlaku sehingga reputasi perusahaan dapat dijaga dengan baik.
Menganalisa Performa
Sebuah perusahaan akan dengan mudah menganalisa performa dengan penggunaan software HRIS di dalamnya.
Kemampuan HRIS dalam menganalisa perfroma serta metrik yang berkaitan dengan banyak aspek pendukung pengambilan keputusan inilah yang tentu saja akan meningkatkan kinerja perusahaan menjadi lebih baik.
Meningkatkan Produktivitas HR
Manfaat HRIS yang tak kalah pentingnya ialah untuk meningkatkan produktivitas HR secara keseluruhan. Penggunaan HRIS akan mempersingkat dan mempermudah semua proses serta wkatu pengerjaan tugas-tugas sehingga mempersingkat waktu.
Software HRIS sendiri telah dirancang untuk mempercepat berbagai macam proses administrasi serta pekerjaan HR itu sendiri. Bahkan HRIS pun juga bermanfaat untuk meningkatkan produktivitas manajemen keuangan.
Mengurangi Kesalahan
Dapat mengurangi terjadinya kesalahan adalah manfaat dari penggunaan software HRIS.
Karena banyaknya kepentingan HR yang berkaitan dengan regulasi pemerintah, maka kesalahan sekecil pun harus diminalisir agar tidak beresiko dan mengakibatkan kerugian finansial bagi perusahaan.
HRIS dapat menjadi pedoman untuk menghindari jenis masalah atau error yang terjadi.
[adinserter block=”5″]Alasan Harus Menggunakan HRIS
Penerapan HRIS di sebuah perusahaan ternyata membuahkan banyak hasil dan keuntungan. Walaupun terdengar begitu kompleks, sebenarnya penerapan HRIS sangat mudah dilakukan.
HRIS kini hadir dalam bentuk HR software atau aplikasi HRD lengkap dengan berbagai fitur yang berguna serta dengan user interface yang begitu sederhana. Jadi, jika ditanya apa alasan sebuah perusahaan harus menggunakan HRIS ? Berikut ini jawabannya.
Keamanan Penyimpanan Data Personalia
HRIS membantu perusahaan menyimpan data karyawan berbasis online, baik itu data karir, data pribadi, data penggajian serta jatah cuti secara digital.
Bahkan untuk menghitung tunjangan karyawan serta jumlah anggota keluarganya, pihak management hanya perlu mengakses data yang tersimpan secara online cukup dengan beberapa klik.
Inilah salah satu alasan mengapa perusahaan harus menggunakan HRIS, yakni untuk memudahkan dalam pengelolaan karyawan dengan lebih efisien.
Sehingga tujuan HRM nantinya bisa tercapai, yakni adanya saling menguntungkan antara karyawan dna perusahaan serta bisa menjalin hubungan yang baik diantara kedua belah pihak.
Dan sebaiknya pilihlah HR software yang dilengkapi dengan fitur-fitur canggih yang reputasinya terpercaya.
Sistem Keuangan Menjadi Lebih Akurat
Dalam sebuah perusahaan, kompensasi adalah hal yang penting, ia mampu merefleksikan komitmen perusahaan bagi kesejahteraan karyawan.
Pihak management harus berhati-hati saat menghitung kompensasi bagi karyawan. Oleh karena itu, dengan bantuan HRIS, sistem keuangan akan menjadi lebih akurat.
Perusahaan tidak perlu lagi menghitung kompensasi secara manual yang memakan waktu lebih lama dengan akurasi yang rendah.
Payroll system atau sistem keuangan dari HRIS lebih terjamin akurasinya sehingga tak salah jika menjadikan HRIS sebagai software pilihan.
Absensi Karyawan Lebih Terkontrol
Alasan terkahir mengapa sebuah perusahaan perlu menggunakan HRIS sebagai software pilihan terbaik ialah karena ia berfungsi untuk mengontrol kehadiran karyawan dengan lebih akurat.
HRIS hadir dengan fitur absensi karyawan secara online. Dengan demikian, hal ini akan menutup kemungkinan karyawan untuk berbuat curang dalam hal absensi.
Simak juga: Kebiasaan Buruk Karyawan yang Picu Aritmia
Kesimpulan
Berdasar uraian diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa HRIS merupakan sebuah mekanisme pengelolaan SDM perusahaan menggunakan teknologi infromasi.
Sebagai software terkemuka, HRIS adalah solusi terbaik dalam pengelolaan data karyawan sehingga mampu meningkatkan kinerja perusahaan dengan meminimalisir sumber daya.
Penggunaan HRIS akan meningkatkan produktivitas perusahaan, mengawasi jalannya perusahaan, turut membantu analisa performa karyawan serta mengurangi human error yang terjadi.
Sumber: https://majapahit.id